Provozují úspěšný e-shop s veleoblíbenou kosmetikou a ročně odbaví přes 200 tisíc objednávek. Přesto ještě donedávna bojovali s účetnictvím stejně jako většina rychle rostoucích e-shopů: faktury platili ručně, přesnou maržovost produktů dopočítávali jen ztěžka a na výsledky hospodaření čekali dlouhé měsíce. Jak se jim podařilo to změnit? Poznejte cestu Království tianDe za digitálním účetnictvím, přesnými daty a měsíčními úsporami.
korun měsíční úspora na mzdových nákladech
měsíčně ušetřených na schvalování a zadávání plateb
přehled o průběžném výkonu firmy místo ročního čekání na výsledky
produktů s přesně řízenou maržovostí a okamžitou identifikací ziskovosti vs. ztrátovosti
měsíční úspora na ručním analyzování výsledků hospodaření v Excelu
segmenty podnikání na 2 trzích s oddělenými výsledky pro lepší strategické plánování
Království tianDe je největší český e-shop s kosmetikou inspirovanou altajskými, tibetskými a čínskými recepturami. Provozuje ho firma Diamond Plus, která obsluhuje nejen český, ale i slovenský trh a ročně dosahuje obratu přes 250 milionů Kč.
Neustálé inovace, důraz na kvalitu produktů a vzdělávání prodejců drží značku v čele trhu. S rychlým růstem byznysu ale přišly i nové výzvy. Jak přesně řídit marže u více než 1500 produktů a zvýšit ziskovost? Jak mít k dispozici data, která ukážou skutečný výkon firmy? A jak ulevit týmu od zdlouhavé ruční administrativy? Když Království tianDe začalo hledat odpovědi, narazilo na raketové účetnictví. A tady se začal psát úplně jiný příběh firmy.
Z detailní analýzy účetních procesů a datových toků Království tianDe jsme rychle odhalili několik slabých míst:
Zbytečné riskování e-shopu, že některé produkty prodává se ztrátou, aniž by o tom věděl.
Zpožděné účetní informace, které brání včas reagovat na změny v nákladech nebo výkonnosti firmy, takže místo řízení podle aktuálních dat e-shop pořád jen dohání minulost.
Účetní informace, které nedávají smysl, díky chybějícímu účtování zásob.
Souběh více podnikatelských činnosti pod jedním s.r.o. ztěžuje jasný přehled o tom, která část podnikání je zisková, a která firmu spíše zatěžuje.
150 faktur ručně placených každý měsíc, které výrazně zatěžují administrativu a zhoršují plánování cash flow.
Kde tedy firmě utíkají peníze a na čem pálí svůj čas? Pojďme se na to podívat podrobněji. A vyložme účetní karty na stůl.
V byznysu je správné řízení marží otázkou přežití. Každé procento chyby v nákupní ceně totiž může znamenat desítky až stovky tisíc ztracených korun ročně. Království tianDe se svým portfoliem 1500 produktů se o tom přesvědčilo na vlastní kůži. Doposud tržby sledovali v e-shopu, ale nákupní ceny měli zvlášť ve vlastních Excelovských tabulkách.
Abychom vnesli světlo do maržovosti produktů, začali jsme nastavením správných pořizovacích cen produktů:
Nejdříve jsme zpřesnili proces zadávání příjemek v cloudovém systému ABRA Flexi.
Pak jsme propojili e-shop a účetní systém Abra Flexi tak, aby všechny vydané faktury správně spouštěly i výdej ze skladu.
Tím vším jsme zajistili, že vážené nákupní ceny produktů jsou vždy aktuální a správné.
Díky přesným a aktuálním nákupním a prodejním cenám majitelé e-shopu ví, na kterých produktech vydělávají a které by se měly vyřadit z nabídky. Spojování a kontrola dat už nezabírá dlouhé hodiny času – informace mají k ruce automaticky a jen proto, že jsou všechny správně a na jednom místě v účetním systému Abra Flexi. „Znalost přesné nákupní ceny produktů nám pomáhá k lepšímu řízení cenotvorby a dává nám hlavně možnost rychle reagovat na slevové tlaky trhu,” doplňuje Renata Králová z Království tianDe.
Řídit firmu podle zůstatku na účtu je jako pilotovat bez palubní desky. Přesně v této situaci se krátce ocitlo i Království tianDe. Účetní data jim přicházela pozdě, byla neúplná, a tak nezbývalo nic jiného než výkon firmy odhadovat. Jenže při 150 až 200 nákladových fakturách a účtenkách měsíčně takový postup dlouho nefunguje. Ve chvíli, kdy začaly z účtu mizet peníze rychleji než obvykle a zůstatek klesal, přišla informační paralýza. Kudy peníze odtékají? Bez jasných dat si na to majitelé nedokázali odpovědět. A protože nejsou zvyklí dlouho přešlapovat na jednom místě, pustili se do akce.
Abychom majitelům pomohli získat realistický pohled na to, jak se jejich byznysu daří, dali jsme hlavy dohromady a vytvořili jasný letový plán:
Nasadili jsme elektronický oběh dokladů přes wflow a zrychlili účtování.
Zavedli jsme jednoduchý průběžný reporting s jasným přehledem chybějících dokladů.
Začali jsme účetní data aktualizovat každý týden, ne až po několika měsících.
Díky raketovému účetnictví a přehlednému reportingu pomocí Power BI mají majitelé e-shopu přesný přehled o hospodaření – i bez pracného přepisování dat do Excelu a čekání na účetní. Náklady sledují v 10 klíčových skupinách, takže nemusí ztrácet čas procházením 250 analytických účtů. Jakmile některá skupina nákladů vybočí z normálu, stačí pár kliknutí a okamžitě vidí konkrétní faktury se jmény dodavatelů, které danou odchylku způsobily. Žádné dohledávání v bankovních výpisech, žádné dotazy na účetní. Jen tvrdá data – kdykoli potřebují.
Dnes máme kontrolu nad čísly i růstem. Účetnictví nám konečně pomáhá řídit firmu.
Renata Králová, majitelka Království tianDe
Království tianDe původně účtovalo zásoby „metodou B”, která výrazně zkreslovala výsledky. Jak to vypadalo v praxi? Každý nákup zboží se automaticky promítl jako náklad do účetnictví – bez ohledu na to, jestli se produkty reálně prodaly, anebo zůstaly ležet na skladě. Výsledkem byly divoké výkyvy v měsíčním zisku, které neměly s realitou nic společného. Jeden měsíc firma vykazovala statisícové ztráty jen proto, že doplnila sklad. Další měsíc naopak působila extrémně ziskově, i když tržby zůstaly stejné. Reálný výkon firmy se tak ztrácel v účetní mlze.
Pro zkrocení výkyvů ve výsledovce jsme zavedli jednoduché, ale vysoce účinné řešení:
Každý měsíc přesně spočítáme, kolik zboží zůstalo na skladě.
Tuto částku pak zaúčtujeme jako majetek – nikoli jako náklad.
Do nákladů tak vstupuje jen skutečně prodané zboží a měsíční zisk konečně odpovídá realitě.
Dříve firma znala svůj skutečný zisk až po uzávěrce roku – teď ho má černý na bílém každý měsíc. Díky tomu může lépe plánovat cash flow, krotit náklady a včasně plánovat investice, protože každý měsíc vědí, jaká bude jejich daňová povinnost
Kromě e-shopu s kosmetikou provozuje firma Diamond Plus také kliniku biorezonance. Obě tyto činnosti ale dlouho účtovala pod jedním s.r.o., bez oddělení nákladů a výnosů. Výsledkem byla nepřehlednost – a vedení firmy nemělo jasné informace o tom, která část podnikání je zisková, a která firmu spíše zatěžuje. Pro efektivní řízení byznysu to byla zásadní překážka.
Zajímá vás, jak jsme si s tímto problémem poradili? Navrhli jsme jednoduché a elegantní řešení, protože to je prostě náš styl:
V rámci jednoho účetnictví jsme zavedli 2 samostatná střediska – jedno pro e-shop a druhé pro kliniku.
Veškeré výnosy a náklady se tak automaticky třídí do těchto dvou skupin, bez nutnosti zakládat nové s.r.o. nebo měnit právní strukturu firmy.
„Po zavedení středisek dokážeme okamžitě identifikovat výkonnost jednotlivých segmentů, plánovat rozvoj a omezit ztráty tam, kde to dřív vůbec nešlo vidět. Navíc jsme ušetřili jednotky hodin měsíčně, které předtím padly na ruční identifikaci a rozpočítávání nákladů mezi e-shop a kliniku,” doplňuje Renata Králová.
S růstem e-shopu stoupal i počet faktur. Zatímco několik dokladů měsíčně šlo odbavit a zaplatit ručně, při více než 150 už začal systém drhnout. Zadávání plateb do banky trvalo hodiny, často docházelo k chybám a platby se zpožďovaly. Některé faktury se přehlédly úplně, jiné se zaplatily až po splatnosti – a to všechno zhoršovalo nejen cash flow a vztahy s našimi dodavateli, ale i time management celého týmu.
S cílem zefektivnit celý platební proces jsme zavedli týdenní účtování přijatých faktur. Díky propojení s Dativery si Království tianDe jednoduše vybere faktury ve splatnosti přímo v účetním systému Abra Flexi, označí je a jedním kliknutím odešle do banky k úhradě. Schvalování faktur probíhá přímo ve wflow, takže odpadají duplicitní kroky při schvalování v internetovém bankovnictví. Navíc jsme nastavili pevné dva dny v týdnu pro zpracování plateb, které výrazně zlepšily přehled, řízení času a cash flow.
Automatizace a centralizace plateb ušetřila Království tianDe přes 8 hodin měsíčně, které dříve padly na ruční zadávání příkazů a kontrolu splatností. Celkově toto vylepšení přineslo méně chyb, lepší cash flow, pevnější vztahy s dodavateli a více prostoru pro skutečně důležitou práci.
Díky novému nastavení účetních procesů, automatizaci & reportingu má dnes Království tianDe průběžný přehled o firmě a přehlednou maržovost napříč produkty a službami – zvlášť za e-shop a zvlášť za kliniku. Management získal k ruce přesná data pro svá rozhodování a je si jistý, kam investovat a kde naopak hledat úspory. Výkyvy v hospodaření i zásobách se daří zachytit včas. Automatizace skladových a fakturačních procesů navíc firmě umožňuje zvládnout přes 200 tisíc objednávek ročně – bez nutnosti rozšiřovat administrativní tým o 1 až 2 členy. Pomocí raketového účetnictví teď firma řídí svůj byznys podle tvrdých dat, nikoli podle subjektivního pocitu či zbožného přání.
Přesné řízení marží
Menší riziko ztrát, lepší rozhodování o cenách a slevách
Automatizace účetních procesů
Desítky ušetřených hodin měsíčně a minimum chyb
Aktuální výsledky hospodaření
Průběžný reporting na pár kliknutí, ne jen jednou ročně
Úspora desítek tisíc korun měsíčně
Bez navyšování nákladů na administrativní tým
Přehledné rozdělení e-shopu a kliniky
Jasná čísla pro každý segment podnikání zvlášť
Okamžitý přístup ke všem dokladům
Rychlá reakce na výkyvy v nákladech nebo cash flow
Lepší strategická rozhodnutí
Byznys řízený podle dat, ne odhadů
I vám propojíme byznys a účetnictví!
Země
Ziskové účetnictví
status
závazky
třída
Schváleno k růstu
Optimalizovány
Business Intelligence
kapitán
Jakub
Kaláb
Díky! Ozveme se do dvou pracovních dnů.
