Krabici od bot vyměnili za 100% digitalizované účetnictví

Obrat 4 mil

účetnictví

digitalizace firmy

reporting

Byznysově mají v AQ Technik skvěle našlápnuto – nebýt manuálního účetnictví, které jim ukrajuje čas, peníze i zasloužený úspěch. Zjistěte, jak tato malá firma během 2 týdnů transformovala účetnictví po vzoru velkých značek, a co změnit v účetnictví, aby vám vydělávalo desítky tisíc ročně.

8

hod.

měsíčně k dobru díky digitalizaci a automatizaci rutinních úkolů

+

100

tis.

větší zisk ročně díky lepší cenotvorbě a přehledu o finančních tocích

přehled o zaplacených a neuhrazených fakturách včetně daní na konci roku

Účetnictví v krabici od bot: Achillova pata mnoha podnikatelů

AQ Technik je malá vodohospodářská firma, která řešila účetnictví stejně jako spousta jiných podnikatelů – jednou měsíčně odevzdala své účetní papírovou krabici plnou dokladů a dál se neřešilo nic. Sklady? Chaos. Neuhrazené faktury? Nejasné. Přehled o hospodaření firmy? Nulový. Jak si reálně stojí, nebo kolik budou platit na daních, se majitel dozvěděl vždy až na konci roku.

Většina účetních jen účtuje. Byznysu buď nerozumí, nebo je vlastně nezajímá. I proto jsem účetnictví bral spíše jako vyhozené peníze za moji povinnost vůči státu. To, že se z něj dá získat plno cenných informací, aniž bych je musel sám ručně vypisovat, jsem zjistil až na setkání s Ondrou z Rocketas. Ukázal mi, jak účetní data používat, kde zbytečně přicházím o peníze a jak digitalizovat účetnictví bez přeplácení.

Hynek Frolík, majitel AQ Technik

Jak vylepšit ekonomiku malé firmy? Nejkratší cesta vede přes účetnictví

Protože jsou v AQ Technik většinu dne u zákazníků v terénu, „papírové” účetnictví jim přidělávalo čas i starosti. Účtenky rozházené v autě nebo po kapsách, opožděné fakturace, chyby při přepisování nebo obava z kontrol byla na denním pořádku.

Co je dovedlo k tomu vyřešit manuální účetnictví jednou provždy?

1. Nulový přehled o hospodaření firmy a ztížené rozhodování

Každý měsíc se majitel setkává s účetní, ale informace o skutečném hospodaření firmy a daňové povinnosti se dozvídá vždy až na konci roku. Chybí nástroje pro vyhodnocování ziskovosti a přípravu na daňové výdaje. Růst byznysu nebo jakékoliv efektivní řízení včetně plánování finančních rezerv je založené pouze na ručním přepisováním faktur v Excelu.

2. Nepřehledná evidence zásob jako hlavní kámen úrazu

Skladové zásoby, kolem kterých se z velké části točí byznys AQ Technik, jsou vedené v excelovských tabulkách a vyžadují ruční práci navíc. Chybí jistota správnosti dat a reálný přehled o tom, jaký je aktuální stav na skladě.

3. Manuální administrativa a papírové účetnictví, které stojí čas a peníze

Nezaplacené faktury a platby se ve firmě hlídají ručně a leckdy vedou k nepříjemným překvapením – třeba se zapomenou zaplatit. Najednou chybí peníze na účtu, vznikají problémy s cash flow a stres, kde rychle sehnat finance.

Symbióza účetnictví, technologií a byznysu v praxi malých firem

Protože rozumíme byznysu, datům i účetnictví, ihned jsme AQ Technik našli společnou řeč. Na jejich účetnictví jsme se podívali jinak. Nešlo jen o to účtovat doklady, nasadit systémy a zavést pár nových pravidel – ale pomoci firmě dostat čísla pod kontrolu, porozumět jim a proměnit je na strategický nástroj růstu.

Jak jsme postupovali s AQ Technik a které technologie jsme nasadili, aby pracovali za ně?

Usnadnili jsme účetnictví a správu firmy

V AQ Technik jsme zavedli ABRA FLEXI – jeden centrální systém pro řízení firmy i účetnictví. S tímto online účetním a podnikovým systémem má majitel celé účetnictví na jednom místě, kdykoliv dostupné na pár kliknutí, bez složité ruční evidence. I když je neustále v pohybu, veškerou fakturaci, správu skladů, pohledávek a další administrativní věci řeší rychle a jednoduše sám, ve stejném systému jako účetní.

Účetní procesy běží jako na drátkách

Schvalování dokladů a komunikace s účetními či bankou teď probíhá hladce, plynule a automatizovaně. S Dativery a wflow odpadlo náročné papírování, dlouhé čekání na odpovědi, neustálé urgování lidí a obava z chybovosti.

V reportingu jsme se vyřádili – to je naše libůstka

Pomocí Power BI má majitel veškerá data v přehledných a aktuálních reportech tak, aby tomu rozuměl i po náročné 8hodinové směně. Ať je kdekoliv, okamžitě vidí svoji ziskovost, stav zboží na skladě, nezaplacené faktury či daňovou povinnost. To mu šetří desítky hodiny měsíčně a stovky tisíc korun ročně.

Učíme klienta chápat a používat účetní data

S majitelem pravidelně konzultujeme výsledky a pomáháme mu pochopit, co se v jeho podnikání děje.

Digitalizace doménou větších hráčů? Časy se mění

Po zavedení raketového účetnictví firma AQ Technik získala kompletní přehled o svém hospodaření a přestala se topit v administrativě. Už žádné sledování skladových zásob a nákupních cen v Excelu – vše je digitalizované, na jednom místě a vždy aktuální. Neuhrazené faktury se staly minulostí, protože majitel má o všem nonstop přehled a může včas řešit upomínky. Díky průběžným reportům se změnila i cenotvorba zakázek a zvedla se jejich celková maržovost. Majitel firmy má teď přehled o placení daní na konci měsíce a roku a lépe si plánuje svoje investice. Účetnictví už pro něj není jen nutné zlo a zbytečně vyhozené peníze, ale strategický nástroj pro efektivní řízení firmy a zvyšování její ziskovosti.

Díky Rocketas jsme 100% digitální. Přestali jsme jen pasivně pozorovat, co se v podnikání děje, a začali tomu do hloubky rozumět. Že k tomu dospějeme práve přes účetnictví, by nás nikdy předtím nenapadlo.

Hynek Frolík, majitel AQ Technik