Jak automatizace účetnictví proměnila milionový byznys

Obrat 70 mil

účetnictví

digitalizace fimry

automatizace

Chybí mi doklady. Posílám příkaz k úhradě. Prosím, ozvěte se. Neefektivní účetnictví pálí čas, stojí peníze a taky leze krkem. Pokud jste úspěšná technologická firma jako SlidesLive, máte o hodně vyšší ambice. Chcete růst – a automatizovat! O tom, jak jsme zrychlili z 0 na 100 a překopali celé účetnictví za 30 dní, se dočtete právě teď. Připraveni? Startujeme.

% dokladů

zpracovaných a odeslaných do účetního systému bez zásahu člověka

+ hodin

měsíčně ušetřených díky automatizaci a digitalizaci

1× týdně

reálný přehled o firmě bez měsíců čekání na účetní

500

tis.

korun ušetřených na nenárokovaném DPH a dalších daních

700

lidí

a všechny jejich projekty i náklady pod kontrolou

firmy

100% kontrola nad byznysem a všechna data pohromadě

V byznysu létají raketou, s účetními si posílají vlaštovky

Rostli, expandovali, dělali účetnictví – ale na některé otázky už nedostávali odpovědi. Jak to, že nám nesedí byznysové přehledy s těmi účetními? Nechybí něco v účetnictví? Proč skáče zisk nahoru a dolů? Jiní by možná v této nevědomosti pokračovali dál, ale SlidesLive se rozhodli jednat. A přesně tento mindset stojí za jejich úspěchem, kdy se z malého startupu vypracovali na klíčovou technologickou společnost streamující a nahrávající konference a přednášky po celé planetě s více než 700 odborníky po celém světě.

Technologie jsou jejich druhé jméno, takže bylo hned jasné, v čem je tlačí bota:

1. Pomalé účetnictví, které brzdí růst firmy

Účetnictví nedrží krok s potřebami rostoucího a složitého byznysu. Zpracování dokladů trvá dlouho – odpovědi na základní otázky chodí od účetní i s tříměsíčním zpožděním. Účetní data jsou dostupná jen na vyžádání, často až po několika urgencích. Řídit podle toho podnikání jde jen stěží.

2. Složité vyhodnocování nákladů a zisku

Z účetnictví nejde průběžně zjistit detailní informace o nákladech a profitabilitě jednotlivých projektů a týmů. Zisk v účetnictví nesmyslně kolísá. Chybí 100% jistota, že veškerá data jsou relevantní a účetnictví skutečně zrcadlí reálnou ekonomiku byznysu.

3. Vysoké daně kvůli chybějícím reportům

Zpětná analýza účetních dat za rok 2024 ukazuje velký počet nezaúčtovaných faktur. Kvůli absenci průběžného reportingu klient jen na DPH a dalších daních přichází o více než 500 000 korun.

Propojili jsme technologie + byznys + účetnictví

Během 30 dní jsme způsobili ve SlidesLive malou účetnickou revoluci. A protože mluvíme stejným technologickým jazykem a jsme podobně zapálení pro automatizaci, výsledky na sebe nenechaly dlouho čekat.

Tak zpátky na stromy. Jak jsme postupovali?

Od základu jsme změnili účetní strategii
Detailně jsme zanalyzovali byznys se všemi jeho specifiky – hlavně v oblasti měření nákladů a střediskové struktury. Společně se SlidesLive jsme nastavili 21 středisek tak, aby se výkon klíčových oddělení a projektů dal jednoduše měřit.

Zrušili jsme papíry, vše propojili a zautomatizovali
Dalším krokem bylo nasazení technologie wflow pro automatizované vytěžování, schvalování a účtování dokladů. Po přímém propojení interního klientova systému a wflow 60% dokladů plynule proudí přímo do účetního systému se správně přiřazeným střediskem nebo zakázkou – bez nutnosti asistence SlideSlive či účetní. Přiřazovat 21 středisek k dokladům ručně by v horším případě nebylo vůbec možné, v lepším by stálo desítky hodin práce účetní navíc.

Zavedli jsme 100 % digitalizaci a průběžný reporting
Díky 100% digitálnímu účetnictví jsou všechny faktury, účtenky, smlouvy a doklady kdykoliv dostupné na jednom místě. Průběžný reporting zajišťuje, že firma vidí realitu hned, ne až za čtvrt roku.

Nejvíce mě překvapilo, jak dobře pochopili v Rocketas náš byznys a jak rychle převedli naše účetnictví do 3. tisíciletí.

Marek Smital, CFO SlideSlive

Účetnictví má zlaté dno…

Automatizace a digitalizace účetnictví výrazně usnadnila správu a řízení firmy SlidesLive. Více než 60 % dokladů teď klient zpracovává a klasifikuje zcela bez zásahu člověka – tedy bez nákladů a bez chyb. Navíc odpadla i zdlouhavá komunikace s účetními nebo nutnost přeposílat a dohledávat chybějící doklady ručně. Díky průběžnému reportingu dokáže SlidesLive lépe odhadnout daňovou povinnost a zbytečně tak neplatit vysoké daně. Také má jistotu, že jsou všechny doklady správně zaúčtované a nehrozí žádná další ztráta stovek tisíc korun na DPH a daních.