Návod na automatizaci dokladů a propojení všech systému

Automatizace s WFLOW

V Rocketas víme, že dobře nastavený systém dokáže převzít velkou část rutinní agendy a především pak zrychlit vaše rozhodování:

• Včas odhalíte problémy v cash flow – máte přehled o splatnostech, dlužnících i výdajích v reálném čase, jelikož doklady „tečou“ do ERP neustále. Budu mít příští měsíc na výplaty?
• Ušetříte čas i peníze – Doklady se zpracují automaticky. Účetní tým pak řeší to podstatné – pomáhá vám identifikovat, kam vám utíkají peníze, které zakázky vás brzdí a kolik budete platit na daních.
• Začnete konečně řídit firmu, ne chaos.

Jak na to – centrální databáze pravidel

Základem pro automatizace faktur je databáze pravidel aneb “zachlívkování“ faktury od jednotlivých dodavatelů.

• Opakující se doklady systém zpracuje automaticky podle předem daných pravidel.
• Ostatní faktury projdou uživatelskou kontrolou, takže nic neprojde chybně.
• Výhodou je přehlednost a možnost spravovat všechna pravidla z jednoho místa.

Jak to funguje

1. Příjem FP

Základem je jedno místo „inbox“ kam se sbíhají všechny přijaté faktury.

Všechny faktury přeposlané e-mailem se ukládají do tzn sběrny faktur.

2. Kategorizace

Faktury prochází rozpoznáním dodavatele dle ICO, kde použije předem definovaná pravidla

• Automatické zatřídění - Kategorie nákladů + popis faktury
• Automatické zatřídění - Středisko, zakázka, nákladová kategorie a další kritéria …

3. Roztřídění dokladů:

• Zvolíme faktury a kritéria u faktur/dodavatelů, které chceme automatizovat (bez zásahu člověka)
• Ostatní faktury necháme přesunout k manuální kontrole

4. Automatické zpracování + ERP

Pokud “automatizovaná faktura” splňuje všechny kritéria a neobsahuje chyby automaticky se zpracuje

📩 Příjem FP ➡️ 🗂️ Kategorizace ➡️ 📃 Roztřídění ➡️ 🤖 Automatické zpracování ➡️ 📊 ERP

Ukázka - nastavení databáze pravidel

1. Každou fakturu systém přiřadí ke konkrétnímu dodavateli.
2. Díky tomu se automaticky doplní přednastavený typ nákladů, popis, středisko, či zakázka.
3. Pokud doklad splňuje podmínky (např. správný dodavatel a částka v limitu), zpracuje se automaticky ✅
4. Pokud ne nebo obsahuje chyby, systém ji automaticky pošle k manuální revizi ❌

Schéma nastavení automatizace WFLOW - základní model

Kompletní Flow automatizace

1. Sběr faktur (100 – Sběrna dokladů)

Všechny přijaté faktury sbírají do jedné řady.

U dodavatelů s nastavenými pravidly se doklady automaticky zatřiďují:

• Změnit popis dokumentu - popis faktur
• Aktualizovat účtování na hlavičce - kategorie nákladů, středisko, zakázka aj …
• Detail nastavení níže

2. Automatické zpracování (101 – Automatizace)

• Vybrané faktury podle IČO se automaticky přesunou k automatickému zpracování – systém je zkontroluje a odešle do ERP bez zásahu člověka.
• Detail nastavení níže

3. Manuální kontrola faktur

• Doklady, které nesplní podmínky automatizace (bod č.2 ) nebo nemají být automatickyzpracováno přecházejí k ruční kontrole.
• Detail nastavení níže

Příjem faktury přijaté (FP)

INBOX mail – nastavení

• Inbox mail slouží jako sběrné místo pro všechny přijaté faktury.
• Každý e-mail, který pošlete na adresu sběrny (např. sberna@wflowmail.com), se automaticky převede do systému, vytěží a zařadí do „Sběrny dokladů“.

📩 Příjem FP ➡️ 🗂️ Kategorizace ➡️ 📃 Roztřídění ➡️ 🤖 Automatické zpracování ➡️ 📊 ERP

Kategorizace faktur

1. Změnit popis dokladů

• K opakovaným fakturám je vhodné automaticky nastavit textovou šablonu (např. Přepravní služby / Úklid 10/2025).

2. Aktualizovat účtování na hlavičce

• Zároveň lze přednastavit středisko, zakázku, nákladovou kategorizace aj.
• Příklad: Každou příchozí fakturu od O2 dáme na středisko „provoz“ a do kategorie nákladů „telefony“

📩 Příjem FP ➡️ 🗂️ Kategorizace ➡️ 📃 Roztřídění ➡️ 🤖 Automatické zpracování ➡️ 📊 ERP

Roztřídění faktur

1. Výběr dodavatelů

• Zvolíme jednotlivé dodavatele podle IČ partnera, u kterých chceme, aby se faktury zpracovávaly automaticky.

2. Kontrola chyb při vytěžení

• V sekci Validace zapneme klíčové kontroly: duplicita, sazby DPH, rekapitulace částek, chyba ve výpočtech.

3. Přesun dokladů

• Doklady, které projdou bez chyb, se automaticky přesunou do řady 101 – Automatizace.

📩 Příjem FP ➡️ 🗂️ Kategorizace ➡️ 📃 Roztřídění ➡️ 🤖 Automatické zpracování ➡️ 📊 ERP

‍

A) Automatické zpracování

📩 Příjem FP ➡️ 🗂️ Kategorizace ➡️ 📃 Roztřídění ➡️ 🤖 Automatické zpracování ➡️ 📊 ERP

B) Manuální kontrola

📩 Příjem FP ➡️ 🗂️ Kategorizace ➡️ 📃 Roztřídění ➡️ 🤖 Manuální kontrola ➡️ 📊 ERP

Schéma nastavení WFLOW - automatizace SlideSlive (přes mailovky)

Kompletní Flow automatizace

1. Předdefinované e-maily a řady dokladů

• Doklady se nahrávají do systému prostřednictvím předdefinovaných e-mailových adres, které jsou navázány na konkrétní řady dokladů.
• Každá řada faktur má nastavené vlastní parametry, po nahrání dokladu dochází automaticky k přiřazení střediska, kategorie nákladů, zakázky aj.

2. Validační kontrola dokladů

• Po načtení dokladů dochází k automatické kontrole a zpracování faktur.

3. Validační kontrola dokladů

• Pokud systém detekuje chybu (např. duplicitní doklad, nesoulad DPH s celkovou částkou, chybně vytěžená data apod.), doklad se neodesílá do ERP, ale přesouvá ke kontrole uživatele.

Jak to funguje

Automatizace zpracování přes emailové řady dokladů

Všechny přijaté doklady se posílají na předdefinované e-mailové adresy, které jsou propojené s konkrétními řadami dokladů v systému při nahrání automaticky přiřadí středisko, nákladová kategorie.

• Například středisko finance: finance@wflow.com nebo office@wflow.com aj …
• Takových e-mailů může být desítky, proto je důležité mít správně nastavené flow, aby faktury chodily na odpovídající adresy.
• Při nahrání dokladu se automaticky přiřadí středisko, nákladová kategorie nebo zakázka.
• ○ Po načtení doklad projde validační kontrolou - dupicita, správnost DPH a částek.

✅ Doklad bez chyb se zaúčtuje automaticky.

⚠️ Doklad s chybou se zastaví a odešle k manuální kontrole.

Výhoda: Není nutné nastavovat pravidla pro každého dodavatele. Kategorizace se řeší na úrovni řady dokladů, podle přidružené e-mailové adresy.

Napojení Wflow na Abra Flexi

Napojení WFLOW na ABRA FLEXI

1. Napojení probíhá jednoduše přes portál dativery.com.
2. Po přihlášení stačí v seznamu APLIKACE připojíme WFLOW a zadáme postfix z URL adresy Například u adresy https://app.wflow.com/org/slideslive-rocketas je postfix slideslive-rocketas

Napojení ABRA FLEXI

• Obdobně přípojíme ABRA FLEXI, kde pro propojení stačí zadat jméno serveru (např. https://rocketas.flexibee.eu) a přihlašovací údaje k API uživateli
• API uživatele vytvoříte v prostředí ABRA FLEXI - Firemní nastavení - Uživatelé ve firmě

🗂️ Získání podoby URL ➡️ Propojení aplikací ➡️ 🤖

Napojení Abra Flexi na WFLOW

• Přes Scénáře integrace jednoduše propojíme obě připravené aplikace

Napojení Abra Flexi na Power BI

Získání URL adresy z Abra Flexi

1. Vytvoření API uživatele v ABRA FLEXI dle následujícího návodu

https://www.flexibee.eu/php-nacteni-dat-z-abra-flexibee/

2. Otevřete ve webovém prohlížeči svoji ABRA FLEXi a zkopírujte URL adresu

3. Nalezení správného modul pro stažení

Zjistíme modul ze kterého data potřebujeme (závazky, vydané faktury atd.) pro náš účel budeme používat ÚČETNÍ DENÍK. V dokumentaci ABRA FLEXI získáme správný formát odkazu, který budeme potřebovat pro napojení na data. Přehled modulů najdeme přímo v prostředí ABRA FLEXI v modulu

EVIDENCE

www.flexibee.eu/url-a-vystupni-formaty/
www.flexibee.eu/url-parametry/

4. Upravíme a připravíme si link pro stažení / vložení do PBI, z již připravené a zkopírované URL adresy z ABRA FLEXI

Napojení Abra Flexi na Power BI

5. Napojení dat do PowerBI

V sekci získat data, vybereme webový konektor a jednoduše vložením URL a přihlášením získáme napojení na data do ABRA FLEXI.

🗂️ Získání pdoby URL➡️ Vložení do Power BI ➡️ 🤖 Automatické stahování dat ➡️ 📊 Analýza všech dat

Závěrečné TIPY & doporučení pro start automatizace dokladů

1. Vytvořte si centrální databázi pravidel, kterou budete postupně rozšiřovat

Začněte s opakujícími se dodavateli, kde se fakturuje pravidelně a v podobné výši (např. telefony, účetnictví, licence, energie) kde není potřeba schvalování každé nové příchozí faktury.

2. Využívejte formátu ISDOC na 100 %

• ISDOC je standardizovaný formát elektronické faktury používaný v ČR, který obsahuje metadata (např. částku, DPH, IČ, variabilní symbol nebo číslo bankovního účtu).
• Díky nim je zpracování plně automatické a bez chybovosti. Začněte právě s těmito dokumenty.
• Poznámka: ve WFLOW pro účely automatizace identifikujete ISDOC jako tzn “zdroj dat”.

3. Automatizujte i doklady s rozúčtováním položek

• Pokud potřebujete fakturu rozdělit na více středisek nebo zakázek, využijte šablony rozúčtování s definovaným % rozpadu.
• U opakujících se dokladů se tak rozúčtování provede automaticky.